Quem já passou pela vida universitária sabe que não é moleza. Estudar, se privando do convívio com familiares e amigos para ter uma boa avaliação no final de cada semestre, pode ser altamente estressante. Mas depois de passar por “poucas e boas” vem a comemoração pelo tão sonhado diploma: a festa de formatura.
O evento é para fechar esse importante ciclo com chave de ouro. A “reunião final” dos formandos precisa ser marcante para que todos se lembrem, com alegria, dos momentos que viveram na passagem pela vida universitária. A comissão de formatura tem, portanto, uma enorme responsabilidade: organizar todos os detalhes do baile de gala para que seja inesquecível. Uma tarefa que exige tempo e dedicação. Pensando nessas dificuldades, decidimos fazer um pequeno guia sobre como planejar a festa de formatura.
1 – Elabore um checklist
As comissões de formatura costumam ter dificuldade em “dar o primeiro passo” na organização do evento. São muitos detalhes que podem causar dispersão se não forem cuidadosamente planejados. Por isso, sugerimos que respire fundo e faça um checklist com o indispensável para que o evento ocorra.
Entendemos que os seguintes itens são básicos na lista: data, local do evento, buffet, open bar, decoração, cerimonial, iluminação, som, DJ, atrações, convites, foto, vídeo, limpeza, segurança, UTI móvel, estacionamento e gerador.
A partir deste roteiro a comissão consegue discutir com mais objetividade com a turma os itens que ela considera mais importante. O checklist será um guia que ajudará a colocar tudo na ponta do lápis.
2 – Escolha um bom parceiro para a organização
As comissões de formatura sempre contam com a ajuda de empresas de formatura para organizar e produzir o evento. Tanto as agências de formaturas quanto as próprias casas de festas desempenham esse papel.
Num mercado altamente volátil, a comissão deve dar preferência às empresas mais sólidas e com expertise no mercado. Por isso, pesquise o histórico da empresa antes de fechar o negócio. Pegue referências com outras comissões, veja comentários na internet, analise os eventos realizados. A escolha de um mau parceiro pode levar por água abaixo todo o investimento dos formandos.
3 – Defina o espaço
Se você escolheu como empresa parceira uma casa de festas, problema resolvido. Mas se escolheu uma agência, vem a seguinte indagação: qual espaço escolher para a minha festa? Provavelmente ela indicará locais, mas você deve fazer visitas técnicas para checar. Cada casa de festa tem uma capacidade máxima que deve ser adequada, confortavelmente, ao número de convidados. Assim, ter o número de convites na ponta da língua ajudará a filtrar os locais que não se enquadram no perfil.
O espaço, além da capacidade, deve ter boa estrutura, localização, acessibilidade e ótima reputação. Pesquise fotos de outros eventos sociais no espaço para imaginar como ficará a festa pronta. Cheque todas as áreas de apoio, como cozinha, banheiros e estacionamento. Tudo isso, junto com o histórico de atendimento, deve entrar na avaliação do local.
4 – Decida o estilo da decoração
A decoração e a iluminação conferem identidade à festa de formatura. É importante ter um bom projeto para fazer uma décor alinhada com as expectativas da turma. Mas como em decoração o céu é o limite, sugerimos que você defina um budget para que esse item não impacte tanto o orçamento final.
As empresas de formatura indicam decoradores e algumas casas de festas já contam com departamento de decoração próprio para facilitar. Peça fotos dos projetos e veja qual resultado agrada à turma em termos visuais e de valor.
5 – Contrate um excelente buffet
Festas de formatura costumam ter uma longa duração e, por isso, a ocasião exige um cardápio com muita variedade. Uma ótima opção é incluir ilhas gastronômicas junto com um coquetel ou jantar volante. Ilhas de massas, risotos, japonês, frios, sanduíches gourmet e finger foods são das mais utilizadas. Mas como verificar o sabor antes do dia esperado? Buffets independentes ou casas de festas com serviço próprio realizam degustações. Isso mesmo: reúna o pessoal da comissão e agende as visitas. Não bata o martelo antes de provar a gastronomia do evento.
É trabalhoso mas vale a pena: gastronomia é um dos carro-chefes do baile de formatura.
6 – Encontre um ótimo open bar
Uma grande festa de formatura tem sempre um ótimo open bar, com drinks variados e bebidas de qualidade. Assim como o buffet, você pode solicitar uma degustação de drinks para avaliar as opções da empresa responsável pelo serviços. Escolha o fornecedor com maior índice de aprovação da comissão.
7 – Não esqueça das atrações musicais
A identificação dos formandos com o evento não será completa sem boas atrações musicais. Afinal, todo “bom filme tem uma boa trilha sonora”, não é mesmo? O repertório da noite deve ter vários estilos para agradar a todos os gostos e para mesclar os momentos mais “solenes” com os mais “animados.
Se o seu orçamento permitir contratar DJs atração, MCs ou artistas que estão na mídia, ótimo. Mas se não, sem problema. Existem excelentes DJs e bandas com experiência nesse mercado que podem fazer da sua festa um sucesso sem tanto impacto no investimento. Aqui no Lajedo, temos um departamento de produção próprio que pode ajudar você nessa escolha.
CONCLUSÃO
Como você percebeu, festas de formatura exigem planejamento e dedicação. Pensar em tantos detalhes pode parecer difícil mas, com organização, é possível fazer a festa dos sonhos. Recomendamos sempre trabalhar com bons parceiros, agências ou casas de festas com serviços completos, que ajudem a comissão desde o fechamento do contrato até o pós-evento.
Se você tem alguma dúvida sobre como realizar sua festa de formatura, envie pra gente!
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